アウトバウンドとは

ビジネスの手法の一つに、コールセンターから電話をかけるアウトバウンドと呼ばれるものがあります。

これは、広告やチラシなどと異なり、直接人が電話をかけることで契約に結び付ける方法になります。

この方法を利用することにより、契約に興味がある人を集めることができ、結果的に集客しやすくなるのがポイントです。

ただし、いくらコールセンターから電話をかけていても、必ずしも契約につながるとは限りません。

契約をとれる人は1日1件から2件とりますが、多くの人は1か月全く契約がとれないことも少なくありません。

そこで、契約をとる方法は大きく分ける2種類あります。

コールセンターを活用したアウトバウンドとは？

 

CTIシステム活用にお金をかける

一つの方法は、CTIシステム活用にお金をかけることでしょう。

CTIシステムとは、コンピューターでコールセンターの管理をすることで様々なデータをとることができます。

これにより、今まで時間がかかっていたものを短縮させることができ、合理的に契約を結ぶことができるようになります。

CTIシステム活用をする場合には、スタッフ全体の教育は必ずしも必要ありませんが、管理者の教育は多少必要です。

管理者がその使い方が理解できていなければそもそも導入した意味がなくなってしまうため、最低限の教育だけはしておく必要があります。

人件費と同じように、CTIシステムを利用するにはお金がかかることを忘れてはいけません。

どの位の金がかかるかは、どの会社を選ぶのかあるいはどのシステムを取り付けるのかによっても異なります。

また、パッケージ型を導入するのかそれともクラウド型を導入するのかによって大きく料金が変わってくる可能性が高いでしょう。

 

パッケージ型とクラウド型

パッケージ型の場合

基本的にパッケージ型の場合には、最初に必要なシステムを決めて、それらをコールセンターのパソコンに導入していきます。

パソコンに導入できたら、あとは自分たちで管理の仕方を覚えていくだけですので、毎月の使用料を払う必要はありません。

つまり、システム自体を購入するのと同じになりますので毎月のコストが安くなりますが、初期のアウトバウンド費用はやや高くなることを知っておく必要があります。

アウトバウンド費用は初期の段階で50万円から300万円くらいかかると思えば間違いないでしょう。

これは、CTIシステムに含まれている機能をどの範囲まで設定するかによって異なってくるでしょう。

たくさんの機能を付ければ当然料金は高くなりますが、少しだけの機能であればそれほどお金はかからない傾向にあります。

最初の段階でたくさんの機能を付ければ万能ですが、実際に利用していく中で確実に必要としないものも出てきますので、最初は少しずつ機能を付けて後から必要なものを付け加える形にした方がよいです。

 

クラウド型の場合

もう一つのクラウド型のパターンは、最初の段階でお金があまりかからないようになっているのが特徴になります。

なぜなら、クラウド型の場合にはシステムをレンタルするのと同じで、初期の段階でシステムをパソコンにすべて導入するのではなくレンタルする形でスタートするからです。

レンタルすることによって初期費用はあまりかからない一方で、毎月のレンタル料が発生してしまうためその分の出費は頭に入れておく必要があります。

毎月のレンタル費用は会社によってあるいは種類によって大きく異なることがありますが、3000円から10万円ぐらいの違いが出てきます。

5人ぐらいで業務を行っている場合であれば、それほど費用はかからないと思って間違いありません。

ですが、大きなコールセンターでたくさんの機能を入れる場合には10万円ぐらいはかかると考えておくべきです。

初期費用をあまりかけたくない会社はレンタルをして利用する方がいいですが、長期的に利用する場合や後から機能を追加する場合にはクラウド型よりもパッケージ型の方がメリットがあるといえます。

コールセンターに導入するCTIシステムを選ぶときは価格や機能を比較

 

人材を教育し契約を取りやすくする

契約を取るためのもう一つは人材を教育し契約を取りやすくする方法で、この方法を利用すれば今までよりもはるかに契約をとることができるようになります。

具体的な方法は、電話するときの最初の10秒間を大事にすることでしょう。

まずは、相手に選択肢を与えないことが重要になりますので、「お時間を少しだけよろしいでしょうか」と伝えるよりも「重要事項のご連絡になりますのでよろしくお願いします」と伝えた方が拒否される可能性は低くなります。

多くの場合、相手方は興味のない話を聞きたいと思いませんので、選択肢を与えてしまうと拒否された時そこで話しが終わってしまうでしょう。

ですが、選択肢を与えない方法であれば、今まで契約を逃していた相手に対し契約をさせることができます。

ただし、ここで重要になるのは契約をすぐに決めないことです。

普通に考えれば、すぐに契約をした方がメリットがありそうですが、実際にはすぐに契約をしようと考えて焦ってしまうと失敗に終わることが考えられます。

そこで、話す時間はできるだけ短くしたうえで、契約をする時間を数日を与えることです。

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