電話で営業するのが当たり前の時代に

パソコンと電話・FAXを連携させるCTIシステムは、コールセンターに必要不可欠なシステムです。

顧客にサポートを提供するときにも、リストを見ながらやりとりをした方がより良いサービスを提供できます。

クレームに対する対応も、高度なシステム用意することによって誠実に向き合うことが可能です。

対応が悪いと企業の評判は悪化し、さらなる被害を生む原因になりますし、クレームから商品やサービスの改良点が見えてくることもあります。

また、CTIシステムは、カスタマーサポートに使われるだけではありません。

これまで日本の企業は、顧客の新規開拓をするために足を使った営業をするのが一般的でした。

しかし、足を使った営業方法というのは、現在では時代に合わなくなっています。

例えば一般家庭では、共働きの世代が増え昼間に在宅中の家庭は昔よりも減っています。

また、マンションなどの集合住宅はオートロックが一般的となり、無関係な外部の人間は敷地内に入ることもできません。

そもそも訪問営業は警戒感から怪しまれるケースが増えて、まともに話を聞いてもらえないケースが続出中です。

一般家庭だけでなく企業も、アポイントがない訪問は門前払いされるケースが増加しています。

ターゲットである担当者に話を聞いてもらえる確率も減り、突然訪問しても会ってくれません。

事前に連絡してアポイントを取る必要があるなら、足で新規顧客を開拓するのは非効率です。

 

効率的な営業やカスタマーサポートのために

一般家庭向けでも企業向けの営業でも、現在は電話を使うのが当たり前です。

電話を使い商品やサービスに興味を持ってくれた一般家庭や企業からアポイントを取って、その後に訪問し新規顧客の獲得に繋げる流れが営業の主流となっています。

ですから現在の企業の多くは、効率的な営業のためにコールセンターを設けCTIシステムを導入しています。

CTIシステムがあれば、リストを使った電話な営業も効率的になります。

パソコンに保存してあるデータと連係することにより効率性はさらに上がりますし、情報を付け足していくのも簡単です。

効率的な営業や顧客へのサポートを提供するためにも、多くの企業は導入すべきでしょう。

しかし、大規模な企業ならコールセンターの開設や必要不可欠なシステムの導入は簡単ですが、小規模の事業所の場合は高額な費用をかけることができません。

導入して成果を出せれば費用以上の価値を実感できますが、事前にそこまでの投資をするのは負担を考えると難しいでしょう。

 

低価格なクラウド型のCTIシステムがおすすめ

費用面で不安があるなら、低価格なクラウド型のCTIシステムを導入するのがおすすめです。

クラウド型なら、インターネット環境とパソコンがあればすぐに構築することができます。

交換機などの機器を導入しなくても良く、全てインターネットのクラウド上に用意されています。

使用するパソコンも最新型を用意する必要はなく、最低限の性能があれば良いので新しく購入する必要がありません。

そのため導入に必要な価格を抑えることが可能となり、格安な投資で自社のコールセンターを開設できます。

初期コストを抑えたい小規模の企業や事業所にとっては、これほど大きなメリットはないでしょう。

もちろんコールセンターの開設は、価格だけで決めてはいけません。

クラウド型でも、必要な機能が揃っていなければ業務にフル活用することができません。

 

挿入する際に注目したいポイント

導入するときには価格も大切ですが、十分な機能を搭載しているシステムなのか把握することが大切です。

価格とのバランスを考えながら、必要な機能があるシステムを選んで下さい。

機能の他に注目しておきたいのは、使いやすさです。

直感的に使えないシステムは、従業員が操作をするときに戸惑いスムーズに使用することができません。

操作に手間取ってしまえば、電話相手にも余計なストレスを与えることもあるでしょう。

また、使いにくいシステムは使いこなせるように教育する必要があるので、その点でも無駄が発生してしまいます。

すぐに操作を覚えられるシステムなら、直感的なので戸惑うところがありません。

電話をしながらでもスムーズに操作ができるので、会話に集中することができるでしょう。

効率的な業務のためにも、使いやすさは選ぶときの重要なポイントです。

機能と操作の他に選ぶときに重視したいのは、サポート体制です。

万が一システムにトラブルが起きたときには、提供する企業のサポートを受けて解決しなければいけません。

解決までの時間が長引けばそれだけ使うことができず、業務にも悪影響が広がっていきます。

サポート体制が充実しているシステムなら、迅速にトラブルを解決し業務への影響を最小限に抑えることが可能です。

提供するサポート内容も機能と同様異なるので、必ず確認しておきましょう。

企業に取って重要度が増すばかりのコールセンターは、導入するCTIシステムが重要です。

必ず自社に必要な機能を備え価格とのバランスも考えながら、最適なシステムを導入しましょう。

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