コールセンターの構築と立ち上げの手順とは?

営業支援のためにはCTIシステムを活用したテレアポが効果的

 

 

CTIシステムの強み

 

 

様々な企業で、利益を生み出すために一番重要になってくるのが営業です。

 

 

営業は基本的には対面で話をするのがポピュラーですが、電話を使っての発信営業、いわゆる「テレアポ」という方法もあります。

 

 

電話口でそのまま営業をしたり、実際に会う約束を取り付け対面の営業支援をしたりする方法で、1件を1件対面でまわっていくよりも労力を使わずに効率的な営業を行うことができます。

 

 

このテレアポを行う際に便利なのがCTIシステムというものです。

 

 

「CTIシステム」とはConputer・Telephony・Integration・System」の略で、簡単に言えばパソコンと電話やファックスをつないだシステムのことです。

 

 

電話を発信する作業や受信する作業、その電話を受けた際の履歴を残す作業などがパソコンを使うことで簡単にできるので、効率良くテレアポ営業を行うことができます。

 

 

営業支援のためにはCTIシステムを活用したテレアポが効果的

 

 

普通の電話機を使う際にはボタンを一つずつ押して電話番号をいちいち入力しなければいけませんが、このシステムを使えばかけたい顧客の連絡先に一瞬で電話をかけることができます

 

 

もちろん保留や他の人に電話をまわすことなどもボタン一つで行えます。

 

 

その顧客の電話番号の他に様々なデータを記録し、それを見ながら電話をかけることが可能なので、前回に話した記録などを残しておけば相手とのコミュニケーションもスムーズに行えます。

 

 

顧客によって注意事項などがある場合は表示しておけばトラブルを回避することにもつながります

 

 

相手がどんな顧客なのか、何を言えば響くのかなどは営業を行ううえで有利な情報になります。

 

 

システムを使えば、その情報を一瞬で確認しながら相手と話せるという強みがあります。

 

 

登録した電話番号から受信が来た場合も、番号検索ですぐにどの顧客からの電話かということが分かるので相手を待たせる時間を短縮することもできます。

 

 

誰につなぐかも、前回発信していた人が履歴を残していれば、すぐその人につなげられるのでスムーズです。

 

 

 

導入してできるようになること

 

 

また便利なのが発送システムなどとの連携です。

 

 

電話での営業がうまくいき、顧客に資料等を発送することになった場合、送り先の住所などを登録してそのまま発送できるようなシステムを組んでおけば、電話をかけた人がそのまま送ることができるのでとても効率的です。

 

 

前回に発送した資料等の記録を見ながら話せるので、二重に同じものを送ってしまうということも防げます。

 

 

「CTIシステム」を使えば一日の発信数や受信数、通話時間などのデータを調べることも簡単にできます

 

 

テレアポ営業では、数値データが日々の営業成績を上げていくためのヒントになります。

 

 

営業支援のためにはCTIシステムを活用したテレアポが効果的

 

 

電話営業をするスタッフを何名か雇っている場合、一人一人の仕事ぶりを確認していくのは難しいですが、システムを使っていると数値のデータが残るため誰がどれだけ頑張っているかが可視化できます。

 

 

なかなか電話がつながらない・営業がうまくいっていないというスタッフがいたときに、そもそもの発信数が少ないのか電話をかけている時間帯が悪いのかなどをデータを見て確かめることができるので、どのように改善していけばよいかを考えていくことが可能です。

 

 

発信数通話時間などの数値を自分でも確かめることができるので、日々の目標管理にも役立ちます

 

 

普通の電話機でも録音の機能はついているかと思いますが、システムがあればその録音を自分のパソコンや他の管理者のパソコン等で簡単に再生することも可能です。

 

 

電話営業では「言った・言わない」のトラブルが起こることがありますが、リアルタイムでも後からでもしゃべった内容をきちんと再生して確認することができトラブルを未然に防ぐことにつなげられます。

 

 

「話し方」についても聞いて確認できるので、スタッフの育成にも便利な機能です。

 

 

話し方が上手なスタッフの録音を聞かせたり、自分の話している際の録音を自身に聞かせて改善点を見つけたりとトークスキルのブラッシュアップにも役立ちます。

 

 

 

誰でも使いやすいシンプルな設計

 

 

初心者の人にとっては使用が少し難しそうに思えるかもしれませんが、できるだけ誰でも使いやすいようなシンプルな設計になっていることが多いです。一度使えば、電話機のみを使用するよりもかなり便利であることを実感できると思います。

 

 

特に若い世代の人は「スカイプ」などのパソコンを使った電話に慣れているので、違和感なく使いこなすことができるのではないでしょうか。

 

 

営業支援のためにはCTIシステムを活用したテレアポが効果的

 

 

このように、CTIシステムをうまく活用することで、さらに効率的な営業を行うことができるのです。

 

 

発信するまでの時間を短縮することができ、人件費などもカットすることができるので、企業の利益にもつながります。

 

 

 

顧客の数が増えてきて管理や発信するのが大変になってきたという人にもおすすめです。

 

 

テレアポを電話機のみで行っている方は、一度「CTIシステム」での発信営業を検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

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この記事を書いた人

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